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Nebenkostenabrechnung bei Gewerbeflächen: Was anders ist als bei Wohnraum

Umlage nur bei Vereinbarung, keine gesetzliche Ausschlussfrist, strenges Transparenzgebot: Was bei Nebenkosten für Gewerbemietflächen gilt.

Wer Wohnungen vermietet, kennt die Regeln zur Betriebskostenabrechnung meist gut. Bei Ladenflächen, Lebensmittelmärkten und Fachmarktzentren gelten jedoch in wichtigen Punkten andere Maßstäbe. Viele Streitfragen lassen sich vermeiden, wenn beide Seiten diese Unterschiede kennen.

Umlage nur, was vereinbart ist

Für Wohnraum regelt § 556 BGB, dass Betriebskosten umgelegt werden können und was darunter fällt; die Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthält den Katalog. Für Geschäftsräume verweist § 578 BGB nicht auf § 556 BGB. Welche Kosten ein gewerblicher Mieter trägt, ergibt sich deshalb allein aus dem Mietvertrag.

In der Praxis verweisen viele Gewerbemietverträge auf den Katalog der BetrKV und ergänzen weitere Positionen. Das ist möglich, solange die Klauseln hinreichend bestimmt und transparent sind. Was nicht vereinbart ist, kann nicht abgerechnet werden.

Abrechnungsfrist: angemessen, aber keine Ausschlussfrist

Bei Wohnraum muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen; danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für Geschäftsräume gilt diese Ausschlussfrist nicht, auch nicht entsprechend. Das hat der BGH 2010 entschieden.

Der Vermieter von Geschäftsräumen muss gleichwohl innerhalb einer angemessenen Frist abrechnen. Diese endet nach dem BGH in der Regel ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wird sie überschritten, kann der Mieter die Abrechnung verlangen und weitere Vorauszahlungen zurückhalten. Nachforderungen sind aber nicht automatisch ausgeschlossen; Grenzen setzen vertragliche Regelungen und im Einzelfall die Verwirkung.

Umlageschlüssel

Auch der Verteilungsmaßstab sollte im Vertrag geregelt sein, etwa nach Mietfläche oder nach gemessenem Verbrauch. Gerade in Fachmarktzentren mit Mietern unterschiedlicher Größe und Nutzung ist ein nachvollziehbarer Schlüssel für jede Kostenart wichtig. Unklare oder wechselnde Schlüssel sind eine häufige Ursache für Einwendungen.

Belegeinsicht

Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Wer über eine Verwaltung mit Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft schuldet, hat nach § 259 BGB eine geordnete Zusammenstellung vorzulegen und, soweit üblich, Belege. Mieter können deshalb Einsicht in die Belege verlangen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Eine gut geordnete Belegsammlung spart beiden Seiten Zeit.

Verwaltungs- und Instandhaltungskosten

Formularklauseln in Gewerbemietverträgen unterliegen dem Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB. Der BGH hat dazu eine differenzierte Linie entwickelt:

  • Verwaltungskosten: Die allgemeine Umlage von Verwaltungskosten ist bei der Gewerbemiete nicht intransparent. Der Begriff lässt sich anhand der Definitionen in BetrKV und II. Berechnungsverordnung bestimmen. Vor überhöhten Kosten schützt das allgemeine Wirtschaftlichkeitsgebot.
  • Center-Management: Die zusätzliche Umlage nicht näher aufgeschlüsselter Kosten eines „Center-Managements“ in einem Einkaufszentrum hat der BGH dagegen als intransparent und unwirksam beurteilt.
  • Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen: Wird dem Mieter formularmäßig die Instandhaltung und Instandsetzung gemeinschaftlich genutzter Flächen und Anlagen ohne Begrenzung der Höhe nach auferlegt, ist die Klausel unwirksam.

Für Fachmarktzentren heißt das: Kostenpositionen für gemeinsam genutzte Parkplätze, Zufahrten und Technik sollten klar beschrieben und, soweit es um Instandhaltung geht, der Höhe nach begrenzt sein.

Checkliste

  • Umlagefähige Kosten sind im Mietvertrag ausdrücklich und verständlich aufgeführt.
  • Für jede Kostenart ist ein Umlageschlüssel festgelegt.
  • Die Abrechnung wird innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt.
  • Verwaltungs- und Managementkosten sind klar bezeichnet.
  • Instandhaltungskosten für Gemeinschaftsflächen sind der Höhe nach begrenzt.
  • Belege sind geordnet und für die Einsicht verfügbar.

Wenn Sie Fragen zur Nebenkostenabrechnung für Ihr Objekt haben, sprechen Sie uns an: Property Management von ST 77.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Quellen

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